Công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (PCCC & CNCH) không chỉ là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với mọi cơ sở. Một trong những nội dung quan trọng nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng quy định và kiểm soát hiệu quả công tác này là việc lập, quản lý và lưu trữ đầy đủ hồ sơ PCCC & CNCH. Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ của cơ sở phải bao gồm nhiều tài liệu cụ thể, từ thông tin cơ sở, nội quy, phương án chữa cháy đến các biên bản kiểm tra, xử lý vi phạm… Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết các thành phần của hồ sơ PCCC & CNCH và trách nhiệm quản lý của từng cơ quan liên quan.
1. Hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu sau:
a) Phiếu thông tin của cơ sở theo Mẫu số PC01 kèm theo Nghị định này;
b) Nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ;
c) Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế hoặc văn bản thẩm duyệt thiết kế về phòng cháy và chữa cháy hoặc văn bản thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy, văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về phòng cháy và chữa cháy của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế, thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy;
d) Quyết định thành lập Đội phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ cơ sở hoặc Đội phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ chuyên ngành hoặc văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tại cơ sở; thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ;
đ) Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở theo Mẫu số PC06 kèm theo Nghị định này;
e) Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Công an;
g) Biên bản tự kiểm tra về phòng cháy, chữa cháy của cơ sở theo Mẫu số PC02 kèm theo Nghị định này;
h) Báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở theo Mẫu số PC04 kèm theo Nghị định này;
i) Giấy Chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc;
k) Bản vẽ hoàn công hệ thống, hạng mục liên quan đến phòng cháy và chữa cháy đối với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy;
l) Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy của cơ quan Công an (nếu có);
m) Biên bản kiểm tra về phòng cháy, chữa cháy của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan Công an, cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở;
n) Biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt vi phạm hành chính về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, phục hồi hoạt động của người có thẩm quyền, văn bản kiến nghị về phòng cháy, chữa cháy của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan Công an, cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở (nếu có);
o) Văn bản thể hiện việc phân công người thực hiện kiểm tra về phòng cháy, chữa cháy tại cơ sở (nếu có).
2. Người đứng đầu cơ sở lập, quản lý, cập nhật hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cơ quan quản lý chuyên ngành lập hồ sơ quản lý về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ đối với cơ sở thuộc diện quản lý theo quy định sau:
a) Cơ quan chuyên môn về xây dựng lập hồ sơ quản lý về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý gồm các tài liệu quy định tại các điểm h, k, m, n và điểm o khoản 1 Điều này;
b) Cơ quan Công an lập hồ sơ quản lý về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý gồm các tài liệu quy định tại các điểm a, h, k, l, m, n và điểm o khoản 1 Điều này, các tài liệu khác theo quy định về công tác hồ sơ nghiệp vụ Công an nhân dân;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ quản lý về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý gồm các tài liệu quy định tại các điểm a, h, k, l, m, n và điểm o khoản 1 Điều này.
4. Tài liệu có trong hồ sơ quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử hoặc kết hợp tài liệu giấy và tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Tài liệu quy định tại các điểm g, h, i, l và điểm n khoản 1 Điều này được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập, ban hành.
TRUNG TÂM ỨNG PHÓ SỰ CỐ AN TOÀN MÔI TRƯỜNG
05B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
0938 040 020 (Ms.Chi) – khanhchi@ungphosuco.vn – 028 7302 2200